Odpowiedzialna ochrona danych w świecie kasyno, gal kasynowych i wieczornych wydarzeń

1. Polityka prywatności – informacje ogólne

Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Novakradoria – profesjonalną agencję organizującą duże gale tematyczne, wydarzenia korporacyjne i eleganckie wieczorne przyjęcia na terenie Polski.

Administratorem danych osobowych jest Novakradoria, prowadząca serwis internetowy dostępny pod adresem https://novakradoria.com (dalej jako „Serwis” lub „Strona”).

Dokładamy najwyższej staranności, aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo danych osobowych gości, klientów biznesowych i użytkowników odwiedzających naszą stronę. Wszystkie procesy przetwarzania danych są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO/GDPR) oraz przepisami prawa polskiego.

2. Zasady zbierania danych (legalność, rzetelność, przejrzystość)

Zbieramy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji naszych usług związanych z organizacją wydarzeń korporacyjnych, obsługą zapytań, przygotowaniem ofert i realizacją rezerwacji. Stosujemy następujące zasady:

• Legalność – przetwarzamy dane na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności: zgody, niezbędności do zawarcia i realizacji umowy, obowiązków prawnych lub prawnie uzasadnionego interesu administratora.
• Rzetelność – informacje, o które prosimy, są adekwatne do celu, dla którego są zbierane; nie żądamy danych nadmiernych lub niepowiązanych z zakresem współpracy eventowej.
• Przejrzystość – w sposób jasny i zrozumiały informujemy o celach, zakresie i podstawach przetwarzania danych, a także o przysługujących prawach.
• Minimalizacja danych – gromadzimy tylko te dane, które są niezbędne do obsługi zapytania, przygotowania oferty, organizacji wydarzenia i rozliczeń.
• Ograniczenie celu – dane wykorzystujemy wyłącznie w celach określonych w niniejszej Polityce i nie przetwarzamy ich w sposób niezgodny z tymi celami.
• Ograniczenie przechowywania – przechowujemy dane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane lub wynikający z przepisów prawa.

3. Rodzaje zbieranych danych osobowych

Zakres zbieranych przez nas danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i rodzaju relacji (zapytanie ofertowe, rezerwacja wydarzenia, bieżąca współpraca). Możemy przetwarzać w szczególności:

• Dane identyfikacyjne – imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, reprezentowana organizacja, firma lub dział.
• Dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie adres korespondencyjny lub siedziby firmy.
• Dane dotyczące zapytania lub rezerwacji – preferowana data i miejsce wydarzenia, liczba uczestników, rodzaj programu wieczornego, zakres obsługi, budżet, dodatkowe wymagania organizacyjne.
• Dane rozliczeniowe – dane niezbędne do wystawienia faktury lub rozliczeń księgowych (np. NIP, dane firmy), jeżeli dojdzie do zawarcia umowy.
• Dane techniczne – adres IP, identyfikatory plików cookie, informacje o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie i źródle wejścia na stronę – w zakresie niezbędnym do funkcjonowania Serwisu i statystyk.

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim:

• poprzez formularze kontaktowe oraz formularze zapytań/bookingowe dostępne na stronie,
• podczas korespondencji e-mail lub telefonicznej,
• w związku z zawarciem i realizacją umów dotyczących organizacji wydarzeń,
• za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszym dokumencie i w Polityce plików cookie.

Nie zbieramy w sposób umyślny danych wrażliwych (szczególnych kategorii danych osobowych), chyba że jest to bezwzględnie konieczne i odbywa się zgodnie z przepisami prawa i za wyraźną, odrębną zgodą.

4. Cele wykorzystania danych osobowych

Dane osobowe przetwarzamy w celu zapewnienia profesjonalnej obsługi wydarzeń korporacyjnych, tematycznych gal, wieczornych przyjęć oraz programów interaktywnej rozrywki przy stołach. W szczególności dane mogą być wykorzystywane w następujących celach:

• Obsługa zapytań i komunikacja – udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane przez formularz kontaktowy lub inne kanały komunikacji, przedstawianie oferty, doprecyzowanie szczegółów wydarzenia.
• Przygotowanie oferty i rezerwacja terminu – analiza wymagań klienta, przygotowanie koncepcji wieczoru, kosztorysów i harmonogramów, rezerwacja daty i zakresu usług.
• Zawarcie i realizacja umowy – organizacja wydarzenia, koordynacja dostawców, przygotowanie programu interaktywnego, obsługa gości, komunikacja operacyjna przed, w trakcie i po wydarzeniu.
• Rozliczenia i obowiązki prawne – wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej, realizacja obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązujących regulacji.
• Utrzymanie relacji z klientami – kontakt posprzedażowy, zebranie opinii o wydarzeniu, prezentowanie zbliżonych ofert i propozycji współpracy w oparciu o prawnie uzasadniony interes administratora (w granicach dopuszczalnych przez prawo i z możliwością wniesienia sprzeciwu).
• Bezpieczeństwo i zarządzanie Serwisem – zapewnienie bezpieczeństwa technicznego strony, zapobieganie nadużyciom, analiza statystyk i ruchu na stronie, optymalizacja funkcjonowania Serwisu.

Nie wykorzystujemy danych osobowych do profilowania w sposób, który wywoływałby skutki prawne wobec użytkowników lub w podobny, istotny sposób na nich wpływał.

5. Przetwarzanie i przechowywanie danych (bezpieczeństwo i zgodność z RODO)

Dane osobowe przetwarzamy z zachowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, które mają na celu zapewnienie ich odpowiedniej ochrony, w tym ochrony przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

W ramach podejścia „privacy by design” i „privacy by default”:

• stosujemy kontrolowany dostęp do danych oraz autoryzację tylko dla osób, które muszą przetwarzać dane w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych,
• wykorzystujemy zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji, aktualne oprogramowanie i rozwiązania bezpieczeństwa,
• przeprowadzamy cykliczną weryfikację podmiotów, którym powierzamy przetwarzanie danych (np. dostawcy hostingu),
• ograniczamy czas przechowywania danych do niezbędnego minimum.

Okres przechowywania danych zależy od celu ich przetwarzania, m.in.:

• dane dotyczące zapytań ofertowych – przez czas prowadzenia korespondencji oraz do 12 miesięcy od zakończenia komunikacji, chyba że dojdzie do zawarcia umowy,
• dane niezbędne do realizacji umowy – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi, rachunkowymi),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona,
• dane techniczne i statystyczne – przez okres zgodny z konfiguracją stosowanych narzędzi analitycznych, z uwzględnieniem zasad minimalizacji i anonimizacji.

6. Udostępnianie i przekazywanie danych osobowych

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby i podmioty, które są do tego upoważnione oraz w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów eventowych lub administracyjnych. Dane osobowe mogą być udostępniane:

• Podmiotom wspierającym realizację wydarzenia – np. sprawdzonym partnerom technicznym odpowiedzialnym za wyposażenie przestrzeni eventowej, oprawę multimedialną, obsługę stołów z grami i programy turniejowe dla gości, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy.
• Dostawcom usług IT i infrastruktury – w szczególności firmom hostingowym, podmiotom zapewniającym utrzymanie Serwisu oraz systemów komunikacji.
• Podmiotom uprawnionym z mocy prawa – organom administracji publicznej lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingu komercyjnego osób trzecich.

Jeżeli dane byłyby przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywałoby się to wyłącznie w oparciu o odpowiednie gwarancje prawne, takie jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

7. Prawa użytkowników w zakresie danych osobowych

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa wynikające z RODO i przepisów krajowych. W szczególności masz prawo do:

• Dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli tak, to w jakim zakresie i w jakich celach, oraz otrzymania kopii danych.
• Sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieaktualne, niekompletne lub nieprawidłowe.
• Usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w przepisach, np. gdy dane nie są już niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane lub gdy cofniesz zgodę.
• Ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub wątpliwości co do prawidłowości danych.
• Przenoszenia danych – otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (w tym w zakresie komunikacji marketingowej), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
• Cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, jeżeli dane przetwarzamy na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Złożenia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z przepisami, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja powyższych praw jest możliwa poprzez kontakt z nami zgodnie z zasadami opisanymi w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. W celu usprawnienia komunikacji zachęcamy do skorzystania z formularza na stronie Kontakt.

8. Pliki cookie i technologie śledzące

Serwis wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie, aby zapewnić jego prawidłowe funkcjonowanie, poprawiać komfort korzystania ze strony oraz prowadzić podstawowe analizy ruchu. Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.

W zależności od przeznaczenia stosujemy w szczególności:

• Cookie niezbędne – umożliwiające prawidłowe działanie Serwisu, obsługę nawigacji, formularzy kontaktu i rezerwacji oraz podstawowych funkcji bezpieczeństwa.
• Cookie funkcjonalne – wspierające personalizację doświadczenia użytkownika oraz zapamiętywanie wybranych preferencji (np. język interfejsu, ustawienia zgód).
• Cookie analityczne i statystyczne – wykorzystywane do zbierania anonimowych informacji o sposobie korzystania z Serwisu, co pomaga ulepszać strukturę, treści oraz ergonomię strony.

Podstawą prawną stosowania plików cookie niezbędnych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowego działania Serwisu. W przypadku pozostałych kategorii cookie (np. analitycznych) podstawą może być Twoja zgoda wyrażona poprzez odpowiedni mechanizm zgód.

Masz możliwość zarządzania plikami cookie za pomocą ustawień przeglądarki oraz narzędzi udostępnianych w Serwisie. Szczegółowe informacje na temat stosowanych plików cookie i sposobu zarządzania zgodami znajdują się w dedykowanym dokumencie Polityka plików cookie.

9. Podmioty trzecie i dostawcy usług

W celu zapewnienia wysokiego standardu obsługi, bezpiecznej infrastruktury oraz skutecznej komunikacji współpracujemy z wybranymi, starannie dobranymi dostawcami usług zewnętrznych. Mogą to być w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych i serwerowych,
• dostawcy oprogramowania wspierającego obsługę rezerwacji, komunikacji i zarządzania projektami,
• podmioty wspierające obsługę płatności i rozliczeń (np. dostawcy systemów do fakturowania),
• dostawcy narzędzi analitycznych oraz platform do zarządzania komunikacją marketingową w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Dobierając partnerów technicznych, zwracamy uwagę na stosowane przez nich standardy bezpieczeństwa i zgodność z wymogami RODO.

10. Zmiany w Polityce prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, rozwoju naszych usług eventowych lub nowych rozwiązań technologicznych wykorzystywanych w Serwisie.

O istotnych zmianach Polityki będziemy informować poprzez wyraźny komunikat na stronie Polityka prywatności, a w razie potrzeby również innymi odpowiednimi kanałami komunikacji (np. e-mail – w przypadku użytkowników, z którymi pozostajemy w relacji umownej).

Zachęcamy do regularnego odwiedzania tej strony w celu zapoznania się z aktualną wersją Polityki. U dołu dokumentu może zostać wskazana data ostatniej aktualizacji.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

Jeżeli masz pytania dotyczące niniejszej Polityki prywatności, sposobu przetwarzania danych osobowych przez Novakradoria lub chcesz skorzystać ze swoich praw (np. dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych, sprzeciwu, cofnięcia zgody), skontaktuj się z nami, korzystając z dedykowanych kanałów komunikacji.

Preferowaną formą kontaktu jest formularz dostępny na stronie Kontakt. W treści zgłoszenia wskaż, jakiego prawa chcesz dochodzić oraz podaj dane, które pozwolą nam na Twoją identyfikację i udzielenie odpowiedzi.

Na zgłoszenia staramy się odpowiadać bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminach wynikających z przepisów RODO. Możemy zwrócić się z prośbą o dodatkowe informacje, jeżeli jest to niezbędne do jednoznacznego potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych osobowych przez Novakradoria narusza przepisy prawa, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Data ostatniej aktualizacji: [wprowadź datę aktualizacji polityki]